- Service & Work Management
L’evoluzione della governance dei processi IT
Area di Business
Internal Services
Soluzione
ITSM / CLOUD
Il Cliente
Leader nel settore automotive
Il cliente, è una realtà a livello globale che progetta e fornisce prodotti e servizi in ambito Automotive per le compagnie assicurative ed altri operatori del settore attraverso un’ampia gamma di soluzioni end-to-end. Partendo da sistemi software eterogenei, ha deciso di adottare nuove piattaforme cloud e on-premise, per consolidare e migliorare i sistemi legacy.
Connettere processi fra unità di business distribuite in tutta Europa
Il cliente, essendo una consolidata realtà multinazionale, ha la necessità di uniformare e connettere un elevato numero di processi fra unità di business distribuite dislocate sul territorio europeo. Pertanto, presenta un problema di governance legato alle diverse software factory – dislocate in differenti nazioni – che si occupano della gestione delle flotte e parametri assicurativi e degli incidenti e manutenzione. La gestione dei processi in precedenza avveniva attraverso differenti strumenti di sviluppo, con una divisione dei compiti sia in termini temporali sia di budget, non ottimale. Si introduce così l’esigenza di armonizzare e snellire i processi, con particolare rilievo a quelli di gestione, finanza e HR, individuando Mind-Mercatis tra i partner Atlassian ed intraprendendo questa collaborazione duratura.
La sfida
Questo progetto ha rappresentato per il team di Mind-Mercatis un grande successo, poiché seppur calato in un contesto di business strutturato, il cliente non possedeva metodi e strumenti di governance dei processi sufficientemente consolidati, in particolar modo nelle aree IoT e Telematica.
Introduzione di nuove metodologie Agile e DevOps in grado di abilitare l’ingresso della piattaforma Atlassian
Il progetto
Nel 2016 il cliente si affida a Mind-Mercatis per l’ottimizzazione della gestione dei propri processi aziendali, per monitorare e stimare l’andamento delle attività ed i relativi costi. Tra gli obiettivi individuati, risultava fondamentale la definizione di nuovi workflow, semplificati e in grado di rispettare le peculiarità di processo. Tuttavia, per renderli funzionali, bisognava mettere in comunicazione le aree coinvolte lungo le diverse sedi. Così, da un punto di vista procedurale è avvenuto il passaggio da un approccio T&M per le operazioni IT, ad uno guidato da SLA, e da un punto di vista tecnologico, è stato creato un dipartimento tra siti e Paesi.
Per comprendere a fondo le dinamiche di governance intercorrenti fra le diverse sedi ed aree aziendali è stata condotta un’analisi preliminare sulle competenze interne e le informazioni proprietarie.
Successivamente è stato adottato un approccio combinato Waterfall-Agile per massimizzare l’efficienza e flessibilità durante l’intero ciclo di sviluppo del sistema sia per il progetto del cliente che per la roadmap del prodotto.
È stata implementata una nuova visione della governance dell’It , coinvolgendo anche altre due componenti fondamentali: la gestione delle risorse e dei test.
La strategia
Grazie all’impiego della piattaforma Atlassian sono stati progettati differenti workflow per area, riducendo il numero di click utilizzato dagli utenti per le operazioni di routine ed esteso e generalizzato questo strumento a tutti gli utenti, includendo diverse funzionalità peculiari a ciascun settore aziendale coinvolto. È stato poi adottato un CMDB integrato con i processi di Project, QA e Operations. Mind-Mercatis è intervenuta automatizzando con il processo di gestione del ciclo di vita del sw dalla fase di analisi e specifica dei requisiti fino al rilascio e porting in produzione (con relativa gestione dei documenti (raccolta requisiti, testing e release note).
I risultati
Sono trascorsi circa sei anni dall’inizio di questa collaborazione e, ad oggi, con i prodotti della suite Atlassian viene controllato dal business al delivery, passando per demand, capacity e asset management. Tra i principali risultati ottenuti annoveriamo:
- Unificazione dei Processi IT e Business
- Gestione Integrata applicativa e Helpdesk
- Impostazione di un processo completo di governance di Progetto/Programma per controllare le iniziative in termini di piani, progressi e monitoraggio dei costi
Mind-Mercatis fornisce costante formazione ed assistenza sia agli utilizzatori finali che ai tecnici, supportando il cliente nella continua ottimizzazione del risultato finale, come ad esempio nella creazione di ulteriori dashboard personalizzate. Inoltre, il tool HDA utilizzato per la gestione degli asset è stato sostituito da Jira Service Management e dai relativi strumenti di Asset Management con un notevole saving in termini di licenze.
