- Gestione documentale
Dal caos informativo alla produttività digitale
Area di Business
Gestione documentale
Soluzione
M-Files
Il Cliente
Un’importante azienda attiva nel settore manifatturiero, specializzata nella produzione di soluzioni di packaging flessibile ad alte prestazioni, con l’impiego di materiali come alluminio, carta e film plastici destinati a diversi settori industriali, con sedi produttive, amministrative e commerciali dislocate in diverse parti del mondo.
Con un network in costante espansione e oltre 1.600 dipendenti ha sempre fatto dell’innovazione e dell’integrazione tecnologica un pilastro della propria strategia di crescita.
La sfida
Con l’espansione internazionale e la crescita della rete di sedi e dipartimenti, l’azienda ha riscontrato crescenti difficoltà nella gestione centralizzata dei documenti.
I metodi tradizionali, basati su cartelle condivise ed email, si sono rivelati insufficienti per garantire efficienza, sicurezza e tracciabilità.
Una delle principali criticità era rappresentata dal processo di approvazione delle fatture, estremamente lento e vincolato a pratiche cartacee, stampe e firmate manuali, che rallentavano l’operatività rubavano tempo prezioso a diverse risorse.
L’obiettivo da subito chiaro era quello di digitalizzare e automatizzare completamente i flussi documentali, partendo dall’area amministrativa, per arrivare progressivamente a tutte le altre aree aziendali. Un elemento fondamentale era l’integrazione con il sistema ERP in uso, per sincronizzare informazioni in tempo reale e garantire coerenza tra i sistemi.
Il progetto
La soluzione individuata è stata l’implementazione della piattaforma M-Files. Il progetto ha preso il via con un’analisi approfondita dei processi aziendali e con la digitalizzazione della gestione delle fatture in entrata.
Successivamente, il sistema è stato esteso ad altri ambiti, tra cui la gestione dei contratti e degli ordini di viaggio, permettendo di eliminare le pratiche cartacee e creare un unico punto di accesso alle informazioni.
Elemento chiave è stata l’integrazione con il sistema ERP in uso, per permettere la sincronizzazione automatica delle modifiche e l’allineamento tra le piattaforme. In parallelo, è stata attivata anche l’integrazione con l’ambiente Microsoft 365, in particolare SharePoint e Outlook, per agevolare la collaborazione e la condivisione delle informazioni.
La strategia
Fin dall’inizio, il progetto è stato concepito come un percorso graduale e partecipativo.
L’approccio modulare ha permesso al team di testare e ottimizzare la piattaforma in corso d’opera, raccogliendo feedback continui dagli utenti interni.
Le scelte tecnologiche sono state guidate da tre principi fondamentali:
- Centralizzazione e accessibilità: rendere tutte le informazioni rilevanti disponibili in un unico punto digitale, riducendo i tempi di ricerca e aumentando la sicurezza.
- Flessibilità e personalizzazione: adattare la soluzione alle specifiche esigenze dei diversi dipartimenti, con workflow configurabili e interfacce intuitive.
- Integrazione trasparente: garantire la continuità operativa attraverso l’integrazione fluida con gli strumenti già utilizzati quotidianamente in azienda.
Il risultato è stato un sistema che ha trasformato radicalmente l’approccio alla gestione documentale, riducendo i tempi di approvazione delle fatture da giorni a pochi minuti, migliorando la collaborazione interna e contribuendo all’eliminazione dell’uso della carta.
I risultati
L’introduzione di M-Files ha trasformato la gestione documentale, migliorando efficienza e produttività. Processi prima lenti e cartacei, come l’approvazione delle fatture, sono ora digitali e completabili in pochi minuti.
La centralizzazione delle informazioni ha semplificato l’accesso ai documenti, aumentato la tracciabilità e favorito la collaborazione tra sedi. L’integrazione con ERP e Microsoft 365 ha reso il sistema perfettamente coerente con gli strumenti già in uso.
La flessibilità della piattaforma ha permesso un’adozione graduale e personalizzata, portando a una riduzione dei costi operativi e a una maggiore rapidità decisionale.
