System & Data Integration

Una visione unificata del dato per Emmelibri

Il Cliente

Emmelibri è la società che coordina le attività distributive e commerciali nell’ambito di un importante gruppo editoriale, Messaggerie Italiane. Attraverso le società controllate o partecipate, il gruppo è attivo nella distribuzione libraria, nelle librerie tradizionali e online, nel settore della grande distribuzione e dei libri in offerta. In Emmelibri sono state accentrate parte delle funzioni logistiche e tutte le funzioni di staff delle società operative controllate. Si tratta di un’azienda di più di cento anni, con una storia molto lunga, la prima azienda italiana che si è dotata di un mainframe IBM, una realtà che ha sempre creduto nell’innovazione al servizio del business. Uno dei progetti più sfidanti prevede la concentrazione presso La Città del Libro – situata a Stradella – delle attività logistiche svolte per Messaggerie Libri e che, con un programma biennale di investimenti, ha trasformato la struttura in uno dei siti automatizzati più moderni d’Europa, per un’estensione di oltre 80.000 metri quadri.

Ad oggi rappresenta la più grande piattaforma per il libro in Italia, coordinando le attività distributive e commerciali nell’ambito librario attraverso un ecosistema di servizi che consente di migliorare le prestazioni offerte a Editori e Librai, innovando i processi di lavoro e contenendo i costi.

La sfida

La migrazione di un sistema in produzione e connesso a numerosi business partner richiede delicatezza. Il business di Emmelibri ha richiesto in particolare di minimizzare l’impatto sull’operatività e di non dover coinvolgere i business partner nelle fasi di migrazione.

Per ottenere questo risultato abbiamo collaborato a stretto contatto con il cliente per definire un percorso di migrazione trasparente nel quale le interfacce con i business partner sono rimaste invariate e la piattaforma legacy è stata progressivamente sostituita (e poi dismessa) un flusso alla volta, senza downtime.

Il progetto

Emmelibri ha intrapreso un processo di modernizzazione dei propri sistemi di integrazione (ESB/ETL) e nell’ambito di tale processo di consolidamento e modernizzazione ha scelto Mind-Mercatis per fornire consulenza architetturale ed assessment sulla piattaforma Boomi, ciò in virtù della consolidata esperienza storica su Boomi di Mind-Mercatis.

Abbiamo operato in affiancamento al cliente su un programma di migrazione cadenzato, industrializzando la migrazione dei processi. Abbiamo fatto reverse-engineering e modernizzato i processi, sfruttando le potenzialità del nuovo bus. Inoltre, essendo prioritario in questo contesto conferire autonomia al cliente, abbiamo svolto un percorso di formazione per gli specialisti di Emmelibri, divenendo autonomi sul sistema e sul controllo dell’operato.

Unificare e ammodernare i processi di scambio dati fra sistemi cloud e on prem

Il cliente aveva già Pentaho come piattaforma per gestire circa un centinaio di flussi, principalmente di natura contabile e già usufruiva delle potenzialità della piattaforma Boomi. A fine 2021 Mind-Mercatis è stata scelta per migrare verso Boomi i flussi Pentaho, con conseguente dismissione dello stesso. Gli aspetti fondamentali erano migliorare la qualità del dato (rapidità di aggiornamento etc…), andando ad uniformare ed amalgamare i dati dei sistemi tra cloud ed on-premise e ammodernare ed unificare tutti i processi di integrazione, sincronizzazione e scambio dati e portandoli entro un univoco e moderno ESB Cloud. In questo contesto il progetto prevedeva i seguenti obiettivi:

Aggancio delle moderne piattaforme cloud SaaS al sistema IT

Dati sempre aggiornati tra i sistemi

Modernizzazione delle interfacce tra i sistemi

Semplicità e rapidità di adattamento all’evoluzione delle tecnologie

La strategia

Mind-Mercatis ha erogato un corso di formazione sulla piattaforma Boomi, per poi proseguire con un una formazione pratica (training on the job), durante tutte le fasi di sviluppo.

Dopo la fase di analisi fatta a quattro mani col cliente, i processi venivano sviluppati e testati dagli specialisti di Mind-Mercatis, per poi essere sottoposti alla fase di collaudo da parte del cliente prima di andare live.

La migrazione è stata realizzata con successo e nei tempi pur non avendo Mind-Mercatis accesso al sistema originario (Pentaho), ciò grazie alla modalità di collaborazione proposta al cliente.

La migrazione dei flussi da Pentaho a Boomi ha avuto due fasi principali, ognuna delle quali dedicate a specifici processi del cliente:

La prima fase ha coinvolto la migrazione di circa 35 flussi contabili (Bolle, Note di Credito, Fatture etc) per molte catene della grande distribuzione, con consegna in 3 mesi ed in collaborazione con il cliente, accorpando le fasi di sviluppo con quella di formazione.

La seconda fase ha previsto la migrazione da Pentaho a Fastbook per i flussi dei Corrieri e per il Data Sharing. A seguito della necessità di spostare flussi di dati tra più sistemi FTP/Sftp, è stata studiata e messa a punto una soluzione dinamica che, una volta definiti i sistemi coinvolti, permette grazie ad opportune parametrizzazioni, di trasferire tutti i file necessari tra i sistemi coinvolti, in modo bidirezionale. Inoltre è stata automatizzata la gestione delle richieste di ritiro della merce resa presso i punti vendita, che in precedenza veniva effettuata manualmente dai merchandiser collegandosi al portale di Gsped.

Per l’API scheduling,vista la necessità di tenere sotto controllo le caratteristiche di esecuzione dei vari processi in Boomi, è stato studiato, proposto e realizzato, un processo che andasse effettivamente ad estrarre le varie modalità di esecuzione dei singoli processi e dopo un’opportuna formattazione in formato excel, viene condiviso via mail con chi si deve occupare della tempistica dei processi.

I risultati

Un partner specializzato in Boomi è fondamentale per partire nella direzione giusta e rispettare i tempi e gli obiettivi di qualità.

Mind-Mercatis ha per prima cosa voluto fornire formazione agli specialisti di Emmelibri, così che potessero in prima persona divenire padroni del proprio sistema e giudicare la qualità dell’operato:

Prezzi, ordini e stock veicolati da un unico ESB, che monitora tutte le fasi ed i passi di aggiornamento e distribuzione.

Maggiore integrità del dato tra diverse aziende del gruppo.

Consolidamento e semplificazione della gestione IT.

Monitoraggio real-time dello status di piattaforma.